A sobrevivência humana depende há milhares de anos da padronização, claro que originalmente não era necessário registrar os processos padronizados, pois as pessoas aprendiam observando e gravando na memória. Imaginem como seria o tráfego aéreo, terrestre e marítimo, materiais de construção (tijolos, portas, etc.), equipamentos diversos, tais como chaves de boca e outros medidores sem os padrões registrados ou padrões conhecidos ao longo do tempo. Hoje os procedimentos documentados através do papel ou electronicamente é que fazem a nossa memória e para isso contamos com organismos, governamentais ou não, que nos auxiliam na elaboração de procedimentos documentados, através de normas técnicas (exemplos: ISO - International Organization for Standardization). A sigla ISO, foi escolhida de propósito, por significar o mesmo que o radical grego que significa igualdade em qualquer idioma.
As empresas devem olhar para a padronização como uma ferramenta que trará benefícios de custo, prazos, satisfação do cliente e principalmente qualidade nos serviços e produtos oferecidos, porém a adoção de normas de padronização, não garante por si só, resultados óptimos, para atingir os objetivos, convém que o sistema implantado, estimule as organizações a considerarem a implementação da melhor tecnologia disponível.
O grande papel da padronização esta na gestão de sistemas ou por sistemas. A gestão por sistemas, envolve a padronização desde a contratação do projecto até a entrega do produto final.
A padronização é fundamental no controle da qualidade e dos sistemas que pretendam atingir a qualidade total, assim os problemas de qualidade, custo, atendimento, moral e segurança, podem ser eliminados.
Afinal, quem é o responsável pela padronização nas empresas? O "dono" do negócio é o grande responsável pela padronização das atividades das empresas, mas é necessário que todas as pessoas da organização pratiquem qualidade e qualidade só se pratica quando temos processos padronizados e documentados para ter indicadores da eficácia dos sistemas.
Os aspectos para padronização dependem do tamanho e tipo da instituição que pretende a padronização, mas todas as empresas não podem dispensar:
1- Os responsáveis pela aprovação dos procedimentos padronizados.
2- Os responsáveis pelo planeamento da padronização.
3- O pessoal operacional, aqueles que escrevem os procedimentos padronizados.
Existem alguns factores que podem atrapalhar a padronização nas empresas, entre os principais factores estão: Falta de planeamento, falta de acções correctivas para os desvios observados, treino e implantação prática dos procedimentos padronizados, medição da eficácia dos sistemas padronizados.
Além da padronização de sistemas, existe a preocupação com a padronização de produtos, e o principal objectivo da padronização de produtos é a satisfação do cliente, isto é, devemos saber o que o cliente procura, quais são as suas necessidades. A especificação do produto e especificações da matéria-prima, visando a padronização contínua na fabricação do produto, proporciona a melhoria contínua dos processos e do produto.
A implantação destes sistemas pode ser feita por pessoal da própria organização e sem ajuda externa, mas normalmente os consultores externos, por terem treino especializado, são uma ajuda fundamental na implantação de sistemas padronizados.
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