Modernização da Administração Pública

O trabalho que nos propomos realizar na Modernização da Administração Pública é inovador, quer no seu âmbito, quer nas metodologias utilizadas, facilitando a participação criativa dos colaboradores envolvidos, possibilitando uma relação mais directa e profícua com os clientes/utentes, e a criação de processos de melhoria contínua da qualidade dos serviços prestados aos clientes internos e externos.

Um aspecto essencial da metodologia utilizada nos nossos projectos é a da parceria com as equipas do cliente, às quais é fornecida formação no domínio dos métodos e técnicas envolvidas no projecto, o que, para além de permitir uma melhor gestão do projecto e controlo da qualidade do mesmo, assegura a transferência de know-how e o "efeito demonstrador" do trabalho realizado.

Reengenharia de processos

A gestão das operações e o controlo dos processos são factores críticos de sucesso das organizações, pelo seu impacto na produtividade e na competitividade. A capacidade para analisar detalhada e quantificadamente o desempenho das empresas, identificando os factores e causas de improdutividade, propondo soluções concretas, objectivas e quantificadas para os problemas existentes, e acompanhando a sua execução, é hoje uma realidade que disponibilizamos aos nossos clientes.

Gestão da mudança

Muitas vezes, as organizações são confrontadas com a necessidade de procederem a alterações significativas na sua estrutura ou nos processos de trabalho, à introdução de novas tecnologias, à informatização e outras, que causam um profundo impacto na organização, nos seus recursos humanos e nos resultados. Se estas mudanças não forem geridas de modo a assegurar o envolvimento e a participação dos recursos humanos, os resultados podem ter um impacto negativo na organização, ainda que as soluções a implementar sejam tecnicamente adequadas ou mesmo excelentes.

Desafios

No tempo presente é elevada a complexidade da administração pública, quer no que se refere à sua gestão interna, quer à diversificação de processos em que interage com os cidadãos, com as empresas e com outras entidades da administração regional ou central. Assim, os grandes desafios que se colocam são os seguintes:

• Aproximar a administração pública dos cidadãos e das empresas;
• Melhorar a qualidade dos serviços prestados (tempo e fiabilidade da resposta e flexibilidade nos meios de atendimento);
• Maior transparência e eficácia por parte da gestão, com a consequente redução de custos.

Neste contexto, as tecnologias de informação e comunicação (TIC) assumem um papel relevante para alcançar os objectivos referidos, considerando que:

• É unanimemente aceite que o modelo de desenvolvimento português assente na promoção de infra-estruturas materiais de suporte à actividade económica terá de ser complementado por infra-estruturas de TIC, devido às necessidades crescentes de competitividade ao nível das regiões e dos países;
• Os novos desafios decorrentes da emergente sociedade da informação (ou do conhecimento) exigem novas respostas, assentes na crescente introdução e desenvolvimento das TIC em todos os sectores da sociedade;
• O terceiro quadro comunitário de apoio consagrou a importância crescente das tecnologias de informação e comunicação na competitividade das regiões e do país, e enquadrou a sua importância estratégica;
• O uso das tecnologias, por si só, não consegue constituir-se como factor de mudança organizacional; é necessário criar condições humanas (ganhar as pessoas), técnicas, administrativas e processuais que assegurem o sucesso dos processos de mudança desejados; ou seja, o desenvolvimento de organizações mais eficientes e mais eficazes, onde o fluxo dos processos de trabalho consegue o máximo partido da aplicação das novas tecnologias, alinhado com as orientações de melhores níveis de e-Government;
• Os organismos da administração pública necessitam de respeitar um conjunto de legislação que, aquando da sua elaboração, certamente não teve em conta o potencial de mudança proporcionado pelas TIC;
• A criação de condições humanas, técnicas e administrativas que possibilitem o desenvolvimento de organizações mais eficientes e mais eficazes, onde o fluxo dos processos de trabalho consegue o máximo partido da aplicação das novas tecnologias, alinhado com as orientações estratégicas para alcançar melhores níveis de e-Government;
• Facilitar o acesso dos cidadãos e das empresas à informação ambiental e aos diversos serviços, permitindo o seu acesso remoto através de novos canais digitais, como por exemplo a Internet;
• O livre acesso à informação através de canais electrónicos obriga também à criação dos mecanismos de autenticação e segurança necessários, de modo a permitir o respeito pela legislação de protecção de dados e a entrega de documentação e requerimentos em formato digital e de um modo descentralizado, com independência e total segurança dos sistemas de cada município.
• Se as TIC, por si só, já constituem um grande desafio para a gestão da administração pública, já que implicam a sua disseminação generalizada, formação/reciclagem e a promoção e desenvolvimento de conteúdos, o seu sucesso requer a modernização das organizações, através da reengenharia dos seus processos, gestão da mudança comportamental e reorganização de serviços. Isto é, requer uma forte acção de modernização interna e externa, com o recurso a novas metodologias de trabalho, por forma a corresponder a um serviço mais rápido e mais exigente, suportado em TIC.

Objectivos estratégicos globais

No caso concreto da Direcção Regional do Ambiente da Região Autónoma da Madeira, foram os seguintes os objectivos estratégicos:

• Desburocratização da administração, através da simplificação e transparência dos processos de decisão;
• Qualificação e enriquecimento dos recursos humanos, com o desenvolvimento de novas competências e o desempenho de funções mais atractivas e produtivas;
• Democratização da administração, através da disseminação da informação da vida quotidiana dos diversos órgãos e serviços municipais;
• Facilitação da vida dos cidadãos e das empresas (melhoria de qualidade de vida), através da disponibilizarão dos serviços da DRAmb na Internet, o que permite o seu acesso durante 24 horas por dia e sete dias por semana;
• Caminhar no sentido da concretização do princípio do guichet único e online para cada acto administrativo, criando condições para a generalização de sistemas de informação;
• Contribuir para a redução e uso de papel como suporte de informação, generalizando os suportes digitais para comunicação, arquivo e desenvolvimento da intranet de serviços partilhados de apoio e informação para os funcionários, potenciando um aumento da produtividade e qualidade no atendimento ao cidadão;
• Promover a disponibilização, através da Internet, de toda a informação publicada pelo organismo.

Objectivos específicos de SI/TI

• Garantir o alinhamento dos SI/TI com a estratégia global e prioridades de cada organização;
• Construção de uma arquitectura tecnológica escalável, integrada, segura, com baixos custos de exploração e que garanta o retorno do investimento (ROI) necessário ao sucesso do projecto, e a interoperabilidade e integração com sistemas actuais;
• Implementar uma solução de SI/TI cuja arquitectura assegure a partilha de informação e serviços entre as unidades orgânicas da DRAmb, assegurando a segurança e confidencialidade da informação no contexto do cidadão, no contexto dos funcionários envolvidos e no contexto de cada unidade orgânica.
• Definição e formalização electrónica dos mecanismos de workflow (implementação dos processos de negócio) que garantam a automatização das respostas internas e externas colocadas à organização, bem como a sua fácil manutenção/evolução no respeito dos standards definidos pela WfMC (Workflow Management Coalition) - organismo internacional que define os standards de workflow;
• Respeitar as normas de ergonomia e facilidade de utilização aplicáveis ao software;
• Assegurar que os sistemas informáticos a desenvolver asseguram baixos custos de manutenção e evolução, e que respeitam as boas práticas de engenharia de software, nomeadamente no que concerne à engenharia de requisitos, modelação de sistemas de informação, gestão de configurações, gestão de alterações e engenharia de testes, no contexto do enquadramento metodológico proporcionado pelo RUP (Rational Unified Process).